Manual – Sistema Zeeo Distribuidora

O Sistema Zeeo Distribuidora Plus, após ser aberto e carregado, exibirá a janela Senha de Acesso, onde constará a data atual e os campos: usuário e senha.

No campo usuário digite o seu Usuário do sistema;

No campo senha digite sua senha pessoal e clique no botão confirmar para acessar o sistema.

Caso queira desistir de acessar o Sistema clique em cancelar que, automaticamente voltará à área de trabalho.

Figura 1

Na tela inicial do Zeeo Distribuidora Plus estarão listadas, do lado esquerdo da mesma,

Seis menus, respectivamente denominadas de: Faturamento, Estoque, Financeiro, Cadastros, Relatórios e Gráficos, como mostram na Figura 2.

Figura 2

Entendendo como funcionam as telas dos Menus

A maioria das telas do sistema são iguais e vamos ver abaixo como podemos aproveitar o máximo de cada recurso:

Barra de Manipulação de Dados (Localizar, Incluir, Modificar, Excluir Dados)

Serve para Incluir, Modificar, Excluir e Localizar os dados gravados em seu sistema;

Cada tela tem duas abas ( Consulta e Manutenção dos Dados )

Tela Consulta: Constam todos os dados de forma simples somente em forma de visualização.(Figura 3)

Tela Manutenção: Onde são alterados dos dados cadastrados, selecionando e clicando no botão Modificar na Barra de Manipulação de Dados (Figura 4)

Figura 3

Tela Consulta:

Nesta tela temos uma lista como a do Excel onde podemos trabalhar com varias opções, porém os dados não podem ser alterados nesta lista, somente em manutenção.

Cabe lembrar que tudo que é feito nesta tela (Consulta) não apaga e nem altera nenhum dados já gravados no banco de dados. Veja o que é possível fazer com esta tela:

- Ordenar da maneira como o usuário (você) desejar, arrastar a colunas como numa planilha do Excel, sempre lembrando que ela é um banco de dados e por isso os campos

estão ligados e nunca irão se atrapalhar.

- Fazer a localização de qualquer registro (nome,telefone,apelido,endereço, etc) apenas clicando na coluna desejada e logo depois em Localizar( na barra principal acima da tela ).

- Para incluir um registro novo clique em Incluir, depois salvar ou desistir, da mesma maneira funciona os botões Excluir e Modificar.

- Quando você na tela CONSULTA clicar duas vezes sobre qualquer registro, o sistema vai abrir a tela MANUTENÇÂO, entendendo que você quer alterar este registro.

- Quando você desejar modificar algum registro, clique em Modificar ou clique duas vezes sobre o registro. Fazendo assim com que o sistema lhe mostre a tela Manutenção onde

você poderá alterar os dados do registro, podendo salvar ou desistir da alteração.

Tela Manutenção: (Figura 4)

Nesta tela você poderá alterar qualquer dado que esteja disponível para alteração, sendo que alguns deles são campos chaves e por isso não permitem alterações. Logo

após alterar o que deseja, você deverá clicar em salvar ou desistir. Caso você tenha ido a tela de manutenção sem clicar no botão MODIFICAR , os botões de SALVAR e DESISTIR

vão estar desabilitados, porém você ainda na tela de Manutenção poderá clicar em MODIFICAR na barra principal que fica lá em cima da tela e depois clicar em Salvar ou Desistir.

Quando clicamos no Botão Modificar registro, temos a tela abaixo:

Figura 4

Gerando sua própria tela (Figura 5)

- Clicando com o Botão Direito do mouse você pode:

- Filtrar os registros de acordo com sua necessidade. Ex: Clientes contratos, ou vendedor especifico, ou uma classificação já cadastrada, ou que comece ou contenha um determinado nome etc.

- Ordenar os registros de acordo com a coluna que você esta clicando, sendo ordenação simples ou composta (mais de uma coluna)

- Apagar a coluna que você não deseja usar em sua consulta

- Colocar na frente da tela de consulta as colunas que você achar mais importante

- Quantificar registros ( Totalizador de quantidade de registros )

- Totalizar a coluna selecionada, sendo ela valor ou campo alfa-numérico

- Media de valores, sendo que total da coluna dividido pelo numero de registros.

- Imprimir consulta: você pode imprimir a tela que você montou

- Salvar consulta: você pode salvar esta tela que você montou para usar quando quiser. Cada usuário pode montar a tela de consulta como desejar, que sempre aparecerá conforme figura 5.

- Excluir a tela que você salvou de consulta.

Figura 5

Barra inferior (Figura 6)

Nesta barra estão as Tabelas relacionadas. São tabelas que fazem parte das telas principais. Nestas tabelas você vai encontrar complementos das telas principais. Ex:

Cadastro de cliente tem classificação cadastral (Tabela relacionada). Você deverá cadastrar primeiro nesta tabela relacionada e depois poderá linkar com o cadastro principal clicando

na caixa de dialogo. Exemplo : dentro do cadastro de cliente consta uma caixa de diálogo chamada classificação cadastral, que faz parte das tabelas relacionadas.

Caixa de Diálogo (Figura 6)

Nesta caixa de dialogo, você vai encontrar as opções que você cadastrou nas tabelas relacionadas. Você pode clicar no botão no canto direito dela para ordenar esta tela por

código ou descrição, ficando assim mais fácil de localizar o que você necessita. Caso o que você procura não aparece nesta caixa, então será necessário cadastrar para que apareça.

Bloqueio de Clientes (Figura 6)

Bloqueado / SPC: Quando o cliente esta com restrições, este comando bloqueia venda para este cliente.

Permitir faturar: Quando é permitido qualquer tipo de faturamento, tanto a prazo como a vista.

Crédito a descontar: Crédito referente a devolução de mercadoria quando não existe títulos à serem aproveitados, na próxima venda o sistema vai perguntar se deseja aproveitar

como desconto este credito.

Figura 6

POR ONDE COMEÇAR?

É imprescindível que se comece pelo Cadastro, pois o sistema só desbloqueará as outras funções quando clientes, fornecedores, fabricantes, vendedores e produtos

já estiverem devidamente inseridos. Estas outra tabelas (Atividades, Classificação Fiscal, etc.) são tabelas relacionadas as tabelas principais, e poderão ser acessadas dentro

das tabelas principais através do BOTAO “ Tabelas Relacionadas ” (Figura 6).

Como cadastrar meus Clientes/Fornecedores?

Clique em cadastros, em seguida a pasta te dará as opções: Clientes e fornecedores, fabricantes, vendedores e produtos. Clique em Clientes e Fornecedores. Clique em Incluir,

situado na barra superior para cadastrar um novo cliente.

Comece escolhendo o tipo de cliente:

Cliente Normal – para clientes freqüentes, porém sem contrato;

Cliente Contrato – para clientes com contrato assinado;

Fornecedores – para fornecedores de produtos;

Prestador – para fornecedores de serviços;

Cliente/Fornec/Prest – para aqueles que se incluírem nos três grupos.

Alguns campos são importantes no uso do sistema, e no campo Nome insira o nome do cliente e, ao lado direito, escolha o tipo de pessoa: Física ou Jurídica.

No campo Razão insira a razão social do cliente. Caso o cliente seja pessoa física esse campo aparecerá com o nome Apelido, sendo assim, basta digitar a forma com que os

funcionários da empresa costumam chamá-lo.

Em DT. Cad (data do cadastro) aparecerá, automaticamente, a data da inserção.

Abaixo de Classif (campo destinado para cadastro de produtos), estarão os campos CPF (para pessoa Física) e CNPJ (para pessoa Jurídica).

I.E. (Inscrição Estadual) é um campo destinado para pessoas jurídicas onde será digitada a série de doze números pertencentes ao cliente.

Obs. / Ref. (podem ser digitadas observações do tipo: ramo de atividade, telefone, e-mail, site, pessoa de contato) e End. Cobrança / Entrega (armazena endereço de cobrança e

entrega, Follow-up grava as conversas com o cliente, dessa forma, toda vez que for preciso fazer uma consulta do que foi tratado com determinado cliente estará gravado nessa sub-pasta).

Os Botões: Tabelas , Extrato, Vendas, follow-up e Ocorrências que indicados pela barra inferior(figura 6) tem seguintes funções:

O botão Tabelas listará quatro tipos de tabelas: Tabela de atividades comerciais, Tabela de classificação cadastral, Tabela de planos de pagamento e Tabela de Transportadoras.

Trabalhando com as tabelas relacionadas

A tabela de Planos de Pagamento permite que cadastremos todas as formas de pagamento na qual a empresa usa para faturamento (Figura 7):

Exemplo: 30 /45/60 dias, ficaria assim :

Campo de Nome do Plano: 30/45/60 dias

Campo Nr. De parcelas: 03 (Numero de parcelas que serão divididos os pagamentos)

Campos Venc01: 30 (em dias), porque a primeira parcela é para 30 dias e em % Fator01: 33,33, pois são 3 partes do recebimento

Campos Venc02: 45 (em dias), porque a segunda parcela é para 45 dias e em %Fator02: 33,33, pois é a segunda parte do 100% que devo receber

Campos Venc03: 60 (em dias), porque a terceira parcela é para 60 dias e em % Fator03: 33,34, pois é a terceira e ultima parte do recebimento de 100%, arredondando para cima.

Figura 7

Logo depois de concluir o plano que eu cadastrei, volto para meu cadastro de cliente e clico em planos, seleciono o plano que cadastrei e pronto, posso clicar em salvar para concluir meu cadastro ou continuar incluindo os dados que faltam, usando as abas inferiores do cadastro, para complementar e então finalizar o cadastro do meu cliente.

Cadastrando meus Vendedores/Atendentes/Funcionários

Para cadastrar vendedores clique em Cadastros, Vendedores, Incluir. Insira os dados do vendedor que deseja cadastrar conforme os campos da tela.

Ao terminar clique em Incluir novamente e o vendedor estará listado na tela Consulta;

Tela com as informações básicas:

Figura 8

Em Desc.Máx. insira o desconto máximo permitido para os clientes do mesmo e em Calcular por escolha se quer calcular as comissões do vendedor por:

Produto, Tabelas de Vendas ou Tabela de comissões, escolha ainda se vai ou não descontar do mesmo a Taxa de Cartão e se prefere calcular automaticamente

suas comissões na tela principal do cadastro.

Tela com as informações de comissões deste vendedor:

Figura 9

Caso prefira o Administrador do sistema pode também pagar comissão por tabela de Comissionamento em cima do desconto aplicado, ou seja, quanto maior o desconto menor o valor da comissão do

Vendedor, conforme figura 10:

Figura 10

Tela de emissão de Pedido: Modelo de Retaguarda

No campo Cliente, é digitado um parte do nome e depois no campo descrição Completa, colocasse parte no nome do produto que deseja localizar:

Exemplo: Sabonete. O sistema vai abrir uma tabela com todos os itens que tem o nome de sabonete para você escolher.

Caso prefira colocar parte do nome ou código da barras o sistema irá procurar seu produto na tabela de produtos.(figura 11)

Figura 11

Quando Selecionado o produto o sistema mostra a tela abaixo: Onde é colocado a quantidade e valor pré definidos pelo cadastro do produto.

Também é possível saber o ultimo preço que este cliente pagou neste mesmo produto e o estoque disponível no momento da venda. (Figura 12)

Figura 12

Após ter sido digitado todo o pedido, basta clicar em F5 para gravar o pedido ou F4 para finalizar a venda:

Conforme o cadastro do cliente, o sistema irá trazer as informações do vendedor, plano, tipo de documento, transportadora, endereço de entrega e região de entrega.

As informações digitadas aqui poderão ser alteradas depois antes de fechar este pedido em pedido abertos, clicando em modificar.

Figura 13

Após a gravação deste pedido, nesta mesma tela é possível visualizá-lo, imprimi-lo ou até enviar-lo via PDF pela internet para seu cliente.

Os pedido também podem ser impressos em cupom não fiscal (mini-impressora).

O pedido aberto irá aparecer assim (figura 14)

Figura 14

Todos os pedido depois de gravado, poderão ser alterados ou visualizados em Pedidos Abertos. Sendo possível gerar relatórios dos pedidos e até imprimir novamente.

Caso haja algo que precise ser alterado neste pedido, se for referente os itens basta clicar no pedido e clicar no botão Carregar, em seguida o sistema irá abrir a tela dos

pedidos conforme figura 13 com seu pedido pronto para ser alterado, mas caso seja somente um dado do pedido como: transporte, Data de entrega, vendedor, etc, basta

clicar no pedido e clicar no botão Modificar Reg. que fica na barra superior da tela, conforme figura 16.

Tela de pedidos abertos, com todos que precisam ser entregues, por motivo de estoque ou venda programada. Figura(15)

Figura 15

Tela com o pedido em aberto sendo alterado antes do fechamento: (figura 16)

Figura 16

Assim o pedido do seu cliente estiver pronto para ser finalizado, você pode abrir seus pedido aberto (figura 15), carregar o pedido clicando no botão Carregar,

O sistema irá abrir a tela abaixo, basta clicar em F4 (fechar pedido), depois disso o pedido irá para pedidos fechados.

Após o fechamento o pedido o sistema irá finalizar vários processamento conforme abaixo: (figura 17)

Figura 17

Todos os processos são realizados no fechamento do pedido, sendo assim caso tenha que ser cancelado depois de fechado o sistema volta todas estas operações automaticamente:

Tela de Notas Fiscais:

Nota fiscal pronta para ser enviada para a fazenda do estado, basta clicar em ENVIAR NFE:

Tela com o DANFE da nota fiscal eletrônica: